Proces de Lucru
O abordare structurată și transparentă pentru organizarea evenimentelor corporative
Fiecare eveniment corporativ începe cu o înțelegere clară a obiectivelor și se finalizează cu evaluarea rezultatelor. Între aceste două momente, urmăm un proces structurat care asigură că fiecare detaliu este planificat, implementat și verificat conform standardelor stabilite împreună.
Consultare inițială și definirea obiectivelor
Prima etapă constă într-o discuție detaliată despre evenimentul dumneavoastră. Explorăm obiectivele strategice, publicul țintă, bugetul disponibil și așteptările specifice. Înțelegem contextul organizațional și modul în care evenimentul se integrează în strategia mai largă a companiei.
Ce discutăm în această etapă:
- Scopul și obiectivele evenimentului
- Numărul și profilul participanților
- Bugetul disponibil și prioritățile de alocare
- Perioada și durata preferată
- Cerințe speciale și preferințe pentru locație
- Experiențe anterioare și lecții învățate
Dezvoltarea conceptului și planificarea strategică
Pe baza informațiilor colectate, dezvoltăm un concept detaliat pentru eveniment și un plan strategic care acoperă toate aspectele organizării. Prezentăm opțiuni pentru locații, furnizori și activități, împreună cu estimări de costuri și timeline-uri realiste.
Livrabile în această etapă:
- Document conceptual cu viziunea evenimentului
- Propuneri de locații cu avantaje și considerații
- Plan preliminar de buget detaliat pe categorii
- Timeline general cu milestone-uri principale
- Recomandări pentru furnizori și servicii
- Propuneri de program și activități
Planificare detaliată și coordonare furnizori
După aprobarea conceptului, trecem la planificarea detaliată. Rezervăm locația, contractăm furnizorii, dezvoltăm programul pe ore și stabilim toate aspectele logistice. Această etapă implică comunicare constantă și coordonare între toate părțile implicate.
Activități în această etapă:
- Contractare locație și negociere condiții
- Selecție și contractare furnizori (catering, tehnic, transport)
- Dezvoltare program detaliat pe ore cu toate sesiunile
- Planificare logistică completă (transport, cazare, fluxuri)
- Pregătire materiale și suporturi necesare
- Dezvoltare planuri de contingență pentru scenarii neprevăzute
Pregătire pre-eveniment și verificări finale
În săptămânile și zilele dinaintea evenimentului, intensificăm pregătirile și efectuăm verificări detaliate ale tuturor elementelor. Confirmăm cu toți furnizorii, verificăm locația, pregătim echipa și ne asigurăm că fiecare aspect este gata pentru implementare.
Checklist pre-eveniment:
- Confirmări finale cu toți furnizorii și verificare detalii
- Vizită la locație pentru verificare amenajare și logistică
- Briefing echipă de coordonare și distribuire responsabilități
- Pregătire materiale, badge-uri, semnalistică
- Testare echipamente tehnice și sisteme audio-video
- Comunicare finală către participanți cu detalii practice
Execuție și coordonare pe teren
În ziua evenimentului, echipa noastră este prezentă pe teren pentru a coordona toate activitățile și a gestiona orice situație care poate apărea. Monitorizăm derularea programului, comunicăm constant cu furnizorii și ne asigurăm că totul funcționează conform planului.
Responsabilități pe durata evenimentului:
- Coordonare setup și verificare amenajare completă
- Gestionare înregistrare și primire participanți
- Coordonare program și monitorizare respectare timeline
- Comunicare constantă cu furnizori și echipă
- Rezolvare promptă a oricăror situații neprevăzute
- Asistență tehnică și suport logistic continuu
Evaluare și raportare finală
După finalizarea evenimentului, efectuăm o evaluare completă a rezultatelor. Colectăm feedback de la participanți, analizăm aspectele care au funcționat bine și identificăm oportunități de îmbunătățire pentru evenimente viitoare. Prezentăm un raport detaliat cu observații și recomandări.
Raportare post-eveniment:
- Raport final cu detalii despre derularea evenimentului
- Analiză feedback participanți și observații echipă
- Raport financiar cu cheltuieli efective vs. buget planificat
- Identificare aspecte de succes și oportunități îmbunătățire
- Recomandări pentru evenimente viitoare
- Documentație foto și materiale pentru arhivă
Comunicare constantă pe tot parcursul procesului
Pe lângă etapele structurate descrise mai sus, menținem o comunicare deschisă și regulată cu dumneavoastră pe întreaga durată a colaborării. Oferim actualizări despre progresul planificării, discutăm orice modificări necesare și răspundem prompt la întrebări sau solicitări.
Transparența este esențială în abordarea noastră. Veți fi mereu informat despre deciziile luate, despre provocările întâmpinate și despre soluțiile propuse. Această comunicare constantă asigură că evenimentul final reflectă exact viziunea și obiectivele dumneavoastră.
Începem planificarea evenimentului dumneavoastră
Dacă procesul nostru de lucru corespunde așteptărilor dumneavoastră, vă invităm să ne contactați pentru a discuta despre proiectul specific. Prima consultare ne permite să înțelegem nevoile și să vedem dacă putem colabora eficient.
Contactează-ne